解決To-do清單上的事項實在是再有成就感不過的事情了，而科學研究也指出，在代辦清單上打勾，能夠使大腦釋出讓我們感覺愉悅的多巴胺。完成的任務愈多，所享受到的化學獎勵也愈多。
小至每日的健身排程，大至報告的截止日期，我們總是以時間管理來優先考慮我們的日程，但也許這樣的To-do清單，其實是一項失敗的生產力工具。正如已故的管理學大師Stephen Covey所說，我們應該要先安排優先事項。
To-Do清單所存在的問題
人類有各種各樣的認知偏差，或系統性的邏輯錯誤，一次又一次的計劃錯誤，則間接印證了這一點。研究表明，我們一直低估了任務需要多少時間、金錢或精力。
也許我們應該停止嘗試了。當我們根據有缺陷的時間估計將我們的工作壓縮到一個清單或時程表時，我們會產生不切實際的期望，並可能為自己的失敗做好準備。
從列表中刪除非必要任務可能令人滿意，但它也是避免更重要工作的一種方法。而該避免的事情通常是那些必須產生改變或影響的事項，例如策略、創造或深思熟慮。我們可以安排好時間來達到最佳性能，而不是依靠待辦事項列表。以下是一些入門方法：
優先考慮什麼是重要的，而不是緊急的
當收到通知，而同事們拍打你肩膀時，會讓人覺得每一個任務都無比重要。然而，「必要」與「緊急」，有一個最根本的區別。如果試圖定義每個專案應該得到多少焦點而不是時間，The Eisenhower決策矩陣提供了一種簡單且有效的區分方法。
象限1裡頭的任務是緊迫而重要的。把所有的時間都花在這個「危機象限」上，難免造成壓力和疲憊。象限3包括緊急但不重要的任務，像是同事希望你在今天下班前完成的表格。而象限4中，任務不是緊急的或重要的，這些通常是一些瑣碎的事情，比方說檢查社群媒體或文書工作。象限2包括重要但不緊急的任務。當我們處理關鍵事項時, 我們正在這個重要區域工作。
找出你最好的工作方式，並利用它來發揮你的優勢
最佳表現與「流動」密切相關，是一種幾乎是沉思的集中狀態，這是心理學家Mihaly Csikszentmihalyi所調查的結論。我們不能總是翻轉開關並直接進入這樣的狀態，但我們可以通過在高峰時段做必要的工作來增加進入流動的機率。
要了解您自己的高峰時段，可以製作表格，記錄全天的能量水平，每兩個小時追蹤焦點、創造力和動力的變化。幾週後，應能看到明確的模式。然後，將高峰時間用於關鍵項目，並不惜一切代價保護這一寶貴時間。
個性化您的策略
在職場所扮演的角色也影響我們的工作方式。Y Combinator聯合創始人Paul Graham說，大多數人會需要製造商的日程表或管理的日程表。試想如果你是一名主管，你可能會圍繞著會議日程來安排自己的時間，並將你的日曆劃分為許多區間，並予以分配。如果你的工作需要創造，例如程式設計師、作家或藝術家，則會需要大量的時間來解決創造性問題。這就是為什麼他們經常難以有效率的完成工作，或者在管理者的日程安排下找到好的流程。
有些人作為製造商茁壯成長，但會保留管理的時間表。在這種情況下，Graham建議設置允許深度關注的辦公時間。當您發現管理用的日曆沒有時間完成所有事情時，您還可以嘗試在每次會議之間給予15分鐘的緩衝。
也可以嘗試安排每日，每週或每月重點工作會話。或者，試駕像達文西時間表這樣的系統，它可以在深淺和較輕的工作時間之間移動。要找出最適合你的方法需要一些反複試驗，但你需要有意識地對待你的策略。否則，你會發現你會因為中斷和分心而失去高峰時間。
如果能有效利用高峰時段時，你會發現達成創新、一致的結果變得更加容易。您還會注意到，在必要時，長時間工作會變得更容易，並且您在此過程中會遇到更少的倦怠感。Dale Carnegie的一項研究甚至發現，那些有積極性，有創造力和享受工作的員工的組織比那些參與度較低的員工的組織要好202％。
請記住，您的高峰時段可能會發生變化。生活環境，項目和責任可能會使你從夜貓子變成清晨的百靈鳥。但要盡量保持與自己節奏的聯繫，看看它們是如何波動的。當你不試圖打擊你的身體時，你的頭腦會更容易跟隨。
Aytekin Tank是JotForm的創始人，他是第一個直觀的在線表單構建者。JotForm成立於2006年，允許自定義數據收集，以增強潛在客戶生成，調查分發，支付收集等。
(原文：FAST COMPANY / 編譯：競爭力企管顧問）
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